Werken met vrijwilligers

Hoe vind en behoud ik de juiste vrijwilligers? Hoe regel ik het goed voor mijn organisatie en de vrijwilligers? Zijn mijn vrijwilligers verzekerd?

Vinden en binden van vrijwilligers

Vrijwilligers vinden is voor veel organisaties een uitdaging. De motivatie om vrijwilligerswerk te kunnen en willen doen is divers. De tijd voor vrijwilligerswerk is beperkt. Mensen hebben het druk met andere dingen zoals werk, gezin en hobby's.

Werf daarom zo gericht mogelijk. Zoek mensen voor afgebakende taken, de kans dat je iemand vindt voor een tijdelijk project is groter dan voor een vaste functie. Heb oog voor de motieven van de vrijwilliger. Vrijwilligers willen ook persoonlijke winst uit hun inzet halen, hun eigen waarden terugzien in de organisatie. Sta open voor nieuwe mensen en nieuwe ideeën. Denk mee in de agenda van de vrijwilliger, zorg dat je openstaat voor de flexibele vrijwilliger.  Wil je hier meer informatie over? Neem dan contact met ons op.
 

Lees het blog “5 populaire methoden om vrijwilligers buiten de deur te houden” om je te verdiepen in het vinden en binden van vrijwilligers.

In het blog “Flexvrijwilligers. Hoe dan?!” lees je de voordelen van de flexibele vrijwilliger voor jouw organisatie.

Wil jij weten of jouw organisatie klaar is voor een jongvolwassen vrijwilliger? Gebruik de tool "Jongvolwassen vrijwilligers voor JOUW organisatie".

Bekijk het filmpje over digitaal vrijwilligerswerk

Vrijwilligersbeleid

Als organisatie is het van belang dat je een goed vrijwilligersbeleid hebt. Vrijwilligers zijn je grootste kapitaal, dus daar wil je goed mee omgaan. Het opstellen van een vrijwilligersbeleid dwingt jou als organisatie om na te denken over je visie: Waarom werken wij met vrijwilligers? Wat is de meerwaarde van vrijwillige inzet voor onze doelstellingen? Wat zijn de grenzen aan wat we van vrijwilligers vragen? Wat bieden we vrijwilligers? Enzovoorts. Hier vind je een checklist, als je deze volgt, is je vrijwilligersbeleid waarschijnlijk helemaal compleet. In het vrijwilligersbeleid staat ook waarover je afspraken maakt met de vrijwilliger en de manier waarop je dat vastlegt. Een voorbeeld van een vrijwilligersovereenkomst vind je hier. Je kunt er ook voor kiezen om een afsprakenformulier te gebruiken, dat is wat vriendelijker en minder formeel; een voorbeeld vind je hier.

In het blog “Vrijwilligersbeleid schrijf je zo” nemen we je mee in het proces van het schrijven van een vrijwilligersbeleid.

Een goede uitvoering van vrijwilligersbeleid is belangrijk voor:

De vrijwilliger

Het vergroot het werkplezier en de tevredenheid van vrijwilligers, waardoor de betrokkenheid bij het doel en de organisatie toeneemt.

Je organisatie

Het zorgt voor goedlopende werkprocessen, het bereiken van de organisatiedoelstellingen en een goede samenwerking tussen vrijwilligers en eventuele beroepskrachten.

De buitenwereld

Het draagt bij aan een positief imago van je organisatie. Dat helpt bij het werven van nieuwe vrijwilligers, maar bijvoorbeeld ook in je relaties met financiers en samenwerkingspartners. Elke goeie ervaring van vrijwilligers maakt hen een ambassadeur voor de organisatie en het vrijwilligerswerk in het algemeen.

Bekijk ook onze workshops en trainingen die over deze onderwerpen organiseren.

Herkennen, erkennen en waarderen van vrijwilligers

Om vrijwilligers aan je organisatie te binden is het belangrijk dat de inzet en het belang van vrijwilligers(werk) wordt gezien door je organisatie en dat de organisatie op de hoogte is wie de vrijwilligers zijn en wat ze doen. 

Vrijwilligers zijn er in alle soorten en maten. Er zijn zo veel verschillende vrijwilligers, met ieder hun eigen kenmerken, voorkeuren en motivaties. En met ieder hun eigen wensen op het gebied van erkennen en waarderen. Waarderen is dus maatwerk.

We maken onderscheid tussen herkennen, erkennen, waarderen en belonen van vrijwilligers:

  • Herkennen: de inzet van vrijwilligers wordt gezien door de organisatie, ze zijn op de hoogte wie de vrijwilligers zijn en wat ze doen.
  • Erkennen: het belang van vrijwilligerswerk wordt ingezien en vrijwilligers worden serieus genomen.
  • Waarderen: de organisatie laat zien dat ze waarde hecht aan de vrijwilligers door bijvoorbeeld een kaartje op de verjaardag of een jaarlijks feest om de vrijwilligers te bedanken.
  • Belonen: de vrijwilliger krijg een cadeau(bon), een kerstpakket of een andere materiële waardering voor zijn inzet.

Het is dus logisch om te beginnen met het zien van je vrijwilligers en hun waarde voor jullie organisatie! Zorg dat ook je collega’s dit inzien, zodat vrijwilligers zich allemaal gezien voelen. Pas daarna komen waarderen en belonen! Op een basis van herkenning en erkenning, is waardering en beloning authentiek.

Rekening houden met de wensen van vrijwilligers.

Vraag aan 10 vrijwilligers hoe zij het liefst gewaardeerd worden en je krijgt waarschijnlijk 10 verschillende antwoorden. De ene zal kiezen voor een materiële beloning als welkome aanvulling op een kleine beurs, de ander stelt hier geen prijs op en wordt enthousiast van een feestje of persoonlijke begeleiding. Bijna alle vrijwilligers stellen prijs op een immateriële waardering, zoals een schouderklopje, persoonlijke aandacht van een leidinggevende of een kaartje bij een bijzondere gelegenheid. Wie zijn de vrijwilligers in jouw organisatie? Hoe willen zij het liefst gewaardeerd worden? Hebben zij behoefte aan een sociale activiteit of juist liever iets dat zij niet in hun drukke agenda hoeven te passen? Is het voor hen belangrijk zich te kunnen ontwikkelen, of willen zij liever een schouderklopje van een wethouder of bekende Nederlander? Het is een goed idee om te kijken naar de motivaties van mensen om vrijwilligerswerk te doen. Daar ligt vaak ook de sleutel van hoe zij gewaardeerd willen worden.  

Ook is het belangrijk om rekening te houden met de groep waartoe zij behoren. Zo hebben jongeren andere wensen dan senioren en sportvrijwilligers hebben misschien weer andere wensen dan zorgvrijwilligers.

Hoe willen de vrijwilligers bij jouw organisatie gewaardeerd worden? Je kunt het ze gewoon vragen!

De waardering voor de vrijwilligers in jouw organisatie begint bij een goed vrijwilligersbeleid . Daarin geeft u aan wat de plaats van vrijwilligers in uw organisatie is, regelt u onkostenvergoeding  en zorgt u voor een goed inwerkprogramma en begeleiding van vrijwilligers.

Tips

Dat een leuke manier om vrijwilligers te waarderen niet altijd geld hoeft te kosten, heb je al gezien. Hieronder een aantal leuke tips die weinig of geen geld kosten:

  • Naast 7 december, de nationale dag van de vrijwilliger, is ook 1 maart een datum om aandacht aan te besteden. Dan is het complimentendag! Vergeet ook op de dag van de zorg je vrijwilligers niet (als je in de zorg werkzaam bent). Zo zijn er misschien nog andere dagen van toepassing voor jullie werkgebied.
  • Laat het vrijwilligerswerk en de vrijwilligers zien, door aandacht te besteden aan hen in de nieuwsbrief of sociale mediakanalen van jullie organisatie, als die er zijn. Ook kun je bij bijzondere gelegenheden de pers (dag- en weekbladen of radio en tv) opzoeken om het vrijwilligerswerk in de schijnwerpers te zetten.
  • Een welgemeend schouderklopje wordt altijd gewaardeerd, soms nog extra wanneer een directeur of manager deze geeft.
  • Bij verjaardagen of andere bijzondere gebeurtenissen in het privéleven van de vrijwilliger, is het leuk om een kaartje te sturen. Een klein gebaar waarmee u interesse en betrokkenheid toont.

Heeft jouw organisatie een budget voor de waardering van vrijwilligers, dan zijn er ook leuke ideeën om uit te voeren;

  • Met een uitje voor vrijwilligers toon je waardering en een uitje draagt bij aan de teamsfeer. Bedenk wat bij de vrijwilligers in jouw organisatie past. Gaan zij bijvoorbeeld liever overdag of na werktijd de deur uit. Houden zij meer van cultuur of sport? Houdt met een etentje rekening met de verschillende dieetwensen, zorg dat er voor ieder iets te kiezen is, zodat ook mensen met een allergie of geloofsovertuiging zich gezien voelen.
  • Kun je korting afspreken bij een bedrijf? Als je goede contacten hebt, is dit misschien een leuke mogelijkheid voor jullie organisatie. Of organiseer je zelf activiteiten waar de vrijwilligers gratis of met korting aan deel kunnen nemen?
  • Vaak worden presentjes ook gewaardeerd, dat kan variëren van een cadeaubon tot een kerstpakket. Het blijkt dat sommige vrijwilligers geen prijs stellen op een materiële waardering, zij willen liever dat het geld wordt besteed aan de mensen voor wie zij werken. Hoe is dat voor de vrijwilligers in jouw organisatie?

In het blog “Nationale vrijwilligersdag, is dat nou echt nodig?” vind je naast inspiratie en leuke voorbeelden over het waarderen van vrijwilligers een verdieping op herkennen, erkennen, waarderen en belonen.

Vrijwilligerspenning, -oorkonde en Koninklijke onderscheiding

De gemeente Eindhoven kent een onderscheiding voor vrijwilligerswerk. Deze onderscheiding kan worden toegekend als blijk van waardering voor personen die zich verdienstelijk hebben gemaakt met vrijwilligerswerk in het belang van de Eindhovense gemeenschap. Afhankelijk van het aantal jaren dat men actief is geweest, wordt een penning (bij 12,5 jaar vrijwilligerswerk) of een oorkonde (bij 25 jaar vrijwilligerswerk) toegekend. Meer informatie over de penning, oorkonde en koninklijke onderscheiding vind je hier: https://www.eindhoven.nl/stad-en-wonen/stad/onderscheidingen

Vrijwilligersverzekering

Vrijwilligersverzekering

Vrijwilligers zijn onmisbaar, vrijwilligerswerk is niet zonder risico, risico’s worden niet altijd gedekt. Daarom heeft gemeente Eindhoven voor vrijwilligers en organisaties in Eindhoven een collectieve verzekering afgesloten bij Centraal Beheer.  Let op: jouw eigen afgesloten verzekering gaat altijd voor.