Roosters maken werk

Els Koopmans

Inspelen op veranderingen en veranderingen toepassen.

Het is van alle tijden en zeker van deze tijd. Zo kun je het je vrijwilligers en jezelf makkelijker maken.

Twee jaar geleden startte Bibliotheek Eindhoven met een nieuwe manier van roosters maken.

26-05-2021/Yvonne Keijsers

Els Koopman, vrijwilligerscoördinator bij Bibliotheek Eindhoven, was veel van haar tijd kwijt aan het maken en aanpassen van het rooster voor de vrijwilligers. Een rooster via een Excell bestand. In haar zoektocht naar een andere manier van roosters maken kwam ze terecht bij hetrooster.nl. Door hier een abonnement aan te schaffen werd ze geholpen met de implementatie en het uitvoeren van het roosterprogramma.

En dat proces is erg soepel verlopen. 
Vrijwilligers kunnen nu zelf inschrijven op diensten. Zo kunnen de vrijwilligers die diensten nemen die ze zelf aantrekkelijk vinden. Ook het ruilen van diensten is in dit programma makkelijk onderling te regelen en de vrijwilligers kunnen zelf hun vakantie inplannen. Els helpt die vrijwilligers die minder handig zijn met computer zodat ook zij diensten kunnen draaien.

Het roosterprogramma wordt gebruikt bij de locaties Witte Dame, Waalre en Expeditie E. Een groot deel van de in totaal 140 vrijwilligers gebruiken het voor hun diensten en soms ook voor flexprojecten. Het rooster is nu snel geregeld.

Waar de oude manier van roosteren wel eens als betuttelend werd ervaren krijgt de vrijwilliger nu meer autonomie; heeft keuzevrijheid en kan zelf de regie pakken. Het verlaagt de drempel voor de vrijwilliger om zelf invulling te geven aan het werk. Els ziet dan ook de teams zelfstandiger worden, het overzicht en de regie blijft bij haar.

De meeste vrijwilligers ervaren deze manier van roosteren als positief. Zij kunnen zelf voor de diensten inschrijven die hen passen. De zelfstandigheid en vrijheid worden als positief ervaren. Het rooster is sowieso goed gevuld. De Bibliotheek kan dus rekenen op voldoende en enthousiaste vrijwilligers. En het past ook nog eens helemaal bij deze tijd!