De meeste organisaties die ik ken, willen graag de mening van vrijwilligers weten en daar ook hun beleid en werkwijze op afstemmen. Ze wringen zich in allerlei bochten, maar krijgen het niet voor elkaar. Pogingen om een vrijwilligersraad op te starten stranden en enquêtes worden nauwelijks ingevuld.
Tegelijkertijd gebeurt er van alles op het gebied van inspraak, ook bij jouw vrijwilligersgroep. Vrijwilligers geven feedback, leggen een idee op tafel of ze geven in hun begeleidingsgesprek aan dat ze dingen anders willen. En er wordt vaak niet goed gereageerd op die feedback, van begeleidingsgesprekken worden geen aantekeningen gemaakt, ideeën worden terzijde of op de lange baan geschoven en vrijwilligerstevredenheidsonderzoeken worden niet goed opgevolgd. Vrijwilligers voelen zich daardoor niet serieus genomen en raken na verloop van tijd minder betrokken bij de organisatie waar ze vrijwilligerswerk doen.
Wat je zegt en wat je doet
Waar gaat het mis? Voor een groot deel in de welbekende waan van de dag. Dat kunnen we ons allemaal voorstellen, maar dat maakt het nog steeds niet oké. Als je als vrijwilliger gevraagd wordt om je mening en je krijgt geen reactie, geef je hem de volgende keer niet meer. Of je voelt je niet gezien en vertrekt helemaal uit de organisatie.
Nog een tip: kijk ook eens kritisch of je doet wat je zegt. Als je inspraak van vrijwilligers belangrijk vindt, heb je een visie en een plan nodig. Je moet uitwerken hoe je inspraak en medezeggenschap vorm gaat geven in het dagelijks werk van je organisatie. Dat helpt je om de concrete stappen te zetten die nodig zijn om inspraak goed te organiseren.
Invloed op wat?
Een van de zaken waar je over na moet denken is waarop vrijwilligers inspraak hebben. En tot hoever die inspraak gaat. Kunnen vrijwilligers zelf bepalen hoe en wanneer ze hun werk doen? Kunnen ze een eigen project starten? Hebben ze invloed over hoe jullie initiatief of organisatie georganiseerd is? Hebben zij inspraak op het vrijwilligersbeleid en alles wat daarbij hoort? Mogen ze meepraten over de missie, de doelen en de strategie van de organisatie? Vraag je hen naar hun kennis over zaken waar jullie mee bezig zijn?
Inspraak organiseren
Heb je al een idee hoe je de inspraak bij jullie gaat organiseren? Formeel of informeel? Per onderwerp of als vast onderdeel van je organisatie? Met een vaste groep of vraag je mensen op hun interesse en kennis? Van een brainstorm avond tot een vrijwilligersraad, het kan allemaal en het heeft allemaal zijn voor- en nadelen.
Om een goede keuze te maken is het belangrijk om goed te kijken naar jouw organisatie en vrijwilligers. Bij de ene organisatie gaat een vrijwilligersraad als een tierelier (al ken ik die niet veel) en bij de andere staat er standaard iets op de agenda van het werkoverleg waar input van vrijwilligers wordt gevraagd. Weer een ander organiseert een pizzasessie om vragen te stellen aan vrijwilligers. En zelf hebben we ooit een ouderwetse ideeënbus op kantoor neergezet, zo eentje die je knutselt van een doos. Veel vrijwilligers voelden zich uitgenodigd en deden er originele briefjes met ideeën in, er ontstonden leuke gesprekken rondom de doos en er kwamen echt verrassende plannen uit. Ik bedoel maar, alles kan leiden tot waardevolle bijdragen!
Te moeilijk
Inspraak lijkt voor sommige organisaties en voor sommige vrijwilligers op veel gedoe. Het is een groot woord, het klinkt als veel werk en veel ingewikkelde regelzaken. Maar dat hoeft het niet te zijn. Mijn favoriete vraag om te stellen is: als jij de directeur of voorzitter was van deze club, wat zou je anders doen en wat zou je beslist zo laten? De vraag breekt het ijs, tovert een lach op ieders gezicht en het gesprek kan beginnen. Kun je gewoon in een overleg stellen of op een vrijwilligersavond.
Hoor je alleen de mensen met een grote mond? Vraag mensen hun mening op kaartjes te schrijven en daarna in een doosje te stoppen dan kunnen ze ook nog anoniem blijven. Op post it’s kan ook als anonimiteit niet belangrijk is. Dan geef je mensen even bedenktijd, hoeven ze niet meteen de aandacht van de hele groep op zich te vestigen en voelen ze zich wat veiliger om ook hun mening te geven.
Digitaal input ophalen
Via een vrijwilligerstevredenheidsonderzoek kun je de mening van vrijwilligers vragen. Veel organisaties doen dat al. Je vindt hier een aantal voorbeeldvragen. En dan zeg ik het nog maar een keer: opvolging is belangrijk. Neem de feedback serieus, volg op met een verbeterplan en geef het prioriteit. Niks is zo vervelend als je mening geven als die gevraagd wordt en daarna niks meer horen, toch?
Aandachtig zijn
Hoe je het ook inricht: luister naar mensen, neem ze serieus en koppel terug wat je met hun inbreng hebt gedaan. Vraag door, denk niet te snel dat je wel weet wat iemand bedoelt. Het klinkt als een open deur, maar het gaat zo vaak mis.
Wil je meer weten over medezeggenschap van vrijwilligers? VrijwilligerswerkNL (voorheen NOV) schreef er een heel duidelijke paper over. Daarin werken zij verschillende vormen van medezeggenschap uit en je vind er goede adviezen.
Natuurlijk kun je ook altijd contact met ons opnemen als je een afspraak met een adviseur vrijwillige inzet.